Avisos, notificaciones, recordatorios, eventos y hasta resultados de búsquedas puedes convertirlos en alertas que lleguen a tu bandeja de entrada cuando los necesites.

Solo aquellos servicios que nos permiten recibir notificaciones ante ciertos eventos nos liberan de la necesidad de realizar comprobaciones rutinarias y ayudan a optimizar nuestro tiempo, sin embargo, cuando no es así podemos recurrir a herramientas de automatización.

Para automatizar alertas vía email se requiere un sistema con la capacidad de monitorizar la actividad de la aplicación, servicio o dispositivo que corresponda. De acuerdo a los datos y métricas extraídas y un conjunto de reglas definidas por el usuario, se desencadenará, si procede, el envío de la notificación al destinatario correspondiente.

Si tú también te has identificado repitiendo patrones de búsqueda, comprobaciones o hasta enviándote recordatorios a ti mismo, posiblemente puedas automatizarlo todo con alertas, la probabilidad de que así sea suele ser además proporcional a lo monótono o mecánico que resulte el proceso.

En mi bandeja de entrada tengo alertas de todo tipo, desde los resúmenes semanales de mis eventos programados en Google Calendar, hasta alertas que me avisan de qué páginas que suelo visitar se han actualizado hoy con información, vídeos o música nueva.

Si algo importante o interesante sucede o requiere mi atención, seguramente ya está en la bandeja de entrada esperando ser leído.

Para alertas críticas las notificaciones móviles pueden ser una alternativa al email, aunque también puedes etiquetar emails como «importantes» y que estos te lleguen en forma de notificación móvil.

En ambos casos el proceso que sigo para crear alertas sobre casi cualquier servicio en Internet es el que voy a detallarte a continuación y con el que espero tú también puedas automatizar y liberar parte de tu tiempo.

Estructura de una alerta vía email

Una alerta automática se basa por lo general en una secuencia de tres pasos. En el primero leemos los datos que formarán parte de la alerta:

  • URL de la página web
  • Fechas y eventos del calendario
  • Previsión meteorológica
  • etc

Y los que servirán para determinar si la alerta debe o no enviarse:

  • Fecha creación del último post
  • Número total de eventos para los próximos 7 días
  • Temperatura
  • etc

En el segundo paso, aplicamos las reglas que determinarán si la lectura debe o no ser notificada:

  • La fecha de creación del último post es de las últimas 24 horas
  • Hay uno o más eventos para los próximos 7 días
  • La temperatura es superior o inferior a un umbral determinado
  • etc

El tercero y último paso se corresponde con el envío de la alerta, donde podemos además de personalizar el mensaje, incluir los datos obtenidos en la lectura.

Como se muestra en la imagen, es posible crear alertas usando únicamente la lectura y el envío del email, sin necesidad de establecer reglas:

  • Cada semana enviar el total facturado
  • Cada trimestre enviar un recordatorio
  • etc

Veamos el proceso paso a paso para crear una alerta vía email, aplicado a un ejemplo de tarea perfectamente automatizable pero que algunos hemos repetido manualmente más de una vez.

Una alerta automática vía email cada vez que un producto determinado de Amazon se actualiza

El objetivo es automatizar una tarea que monitorice la URL de un producto de Amazon y cada vez que detecte un cambio en la ficha, envíe una alerta vía email utilizando Botize.

En Botize la lectura de datos que comentábamos como primer paso equivale a seleccionar un servicio o aplicación de entre todas las que integra (Twitter, Instagram, Dropbox, Google Drive, etc).

En este caso haremos uso del servicio URL Inspector, diseñado para automatizar distintas operaciones con direcciones HTTP o HTTPS de Internet.

Comencemos por entrar en la sección de URL Inspector haciendo un clic en el siguiente enlace: https://botize.com/es/app/site_inspector

Haz un clic en el botón «Crear nueva tarea» para comenzar una tarea usando el inspector de URLs.

Botize te muestra ahora en el editor de tareas las distintas operaciones que puedes automatizar.

Selecciona la opción «Si la web ha sido actualizada«.

A continuación se muestran las distintas opciones que puedes personalizar.

En nuestro caso solo debemos pegar la URL del producto de Amazon que queremos monitorizar dentro del campo «Dirección URL de la web«.

Haz un clic en Siguiente para continuar y Botize te mostrará distintos servicios y aplicaciones que puedes automatizar en caso de que el contenido de la URL indicada se haya actualizado.

En caso de que la URL se haya actualizado queremos que nos envíe un email, por lo que seleccionaremos el servicio Botize Mail, haciendo clic en el correspondiente icono como se muestra en la imagen siguiente.

Nuevamente Botize nos muestra las distintas operaciones que podemos automatizar con Botize Mail. Selecciona la opción «Enviar un email desde bot@botize.com«.

La cuenta bot@botize.com es una cuenta que ofrece Botize para automatizar el envío de mails. Lo único que necesitamos hacer es indicar el destinatario del correo, el asunto y el cuerpo del mensaje.

He indicado el mail en el que quiero recibir la alerta, el asunto y el cuerpo. He decidido también incluir la URL en el propio cuerpo del mensaje, de manera que cuando reciba la alerta lo tenga a mano y pueda ir a la ficha del producto haciendo un clic en el enlace.

A continuación haz clic en Siguiente y aparecerá el siguiente mensaje.

Antes de poder recibir las alertas Botize necesita confirmar que el email que hemos indicado sea nuestro y para ello tenemos que enviar un mensaje desde nuestro email a bot@botize.com con el asunto BOTIZE.

Una vez enviado el email pulsa en el botón Verificar y se mostrará lo siguiente.

La tarea está configurada y lista para usarla. Pulsa el botón «Guardar cambios» y a partir de ahora Botize revisará cada hora si la ficha del producto se ha actualizado, enviándote una alerta cada vez que lo haga.

Cómo modificar una alerta

Desde el apartado «Mis tareas» del menú principal accederás a tus tareas. Haciendo clic en cualquier de ellas se abrirá en el editor de tareas donde podrá seguir haciendo cambios.

Al finalizar vuelve a pulsar el botón de «Guardar cambios» y estos quedarán aplicados.

Cómo eliminar una alerta

Desde el apartado «Mis tareas» haz clic en la flecha que queda situada a la derecha de la tarea y se desplegarán las distintas opciones que puedes llevar a cabo con ella.

Pulsa el botón de Eliminar y esta quedará borrada.

Solucionar problemas al crear alertas

Al validar tu email enviando el correo a bot@botize.com es posible que tarde unos segundos en llegar. Si pulsando el botón de Verificar Botize te indica que no ha recibido tu email revisa que tu correo se haya enviado y vuelve a intentarlo pasado unos segundos.

Si una vez activada la tarea no recibes ninguna alerta puede deberse a que no haya habido cambios en la URL y por lo tanto el sistema no necesite enviarte alertas, sin embargo puede suceder que los mails estén llegando a tu bandeja de correo no deseado y tengas que moverlos.

En última instancia podría suceder que la lectura de los datos esté fallando y en tal caso haya algún mensaje de error en la actividad de tu tarea. Para verlo entra en el apartado «Mis tareas» y entre las opciones de tu tarea haz un clic en el botón Actividad.

Alternativas a la notificación por email

Puedes configurar tus alertas para que lleguen por cualquier otra vía, como por ejemplo Telegram, Slack, Pushover, Gmail u Office365 entre muchas otras.

Aquí tienes un ejemplo de una tarea que te envía un mensaje directo por Twitter cuando detecta que una URL cambia.

Si lo prefieres puedes también enviar las alertas utilizando tu propio email o haciendo uso de tu cuenta de Gmail o de Office365.

Puedes comentar en esta entrada si necesitas ayuda con cualquiera de ellas o con algún caso en particular.

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