Te explicamos paso a paso y con vídeo e imágenes cómo conectar Google Sheets a Botize para poder automatizar tareas.
Paso 1. Crea un nuevo proyecto en Google Cloud Platform
Accede a la Consola de Google Cloud Platform (GCP) haciendo clic en el siguiente enlace: https://console.developers.google.com/ e inicia sesión con tu usuario.
Si es la primera vez que entras en la consola de GCP, marca la casilla para aceptar las condiciones del servicio y haz clic en Aceptar y Continuar.
Si es la primera vez que creas un proyecto te aparecerá la opción Crear. Haz clic en ella.
En caso contrario, si ya habías usado la Consola de Google Cloud Platform anteriormente, ve a la parte superior de la pantalla y, junto al nombre de tu proyecto más reciente, haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para desplegar la lista de todos tus proyectos.
En la parte superior derecha pulsa el botón New Project para iniciar un nuevo proyecto.
En Project name indica un nombre para tu proyecto y haz clic en Create.
Ahora que el proyecto está creado debes seleccionarlo. Para ello haz clic en Select a project y selecciona el que has creado.
Paso 2: Habilita el API de Google Sheets
En la esquina superior izquierda de la consola de GCP, haz clic en el menú y selecciona APIs & Services > Library.
Escribe «Sheets» en el buscador que aparecerá y de entre los resultados que te devuelve selecciona Google Sheets API haciendo clic sobre él.
A continuación clic en Enable y el servicio habrá quedado habilitado.
Paso 3: Crea unas credenciales
Vuelve a hacer clic en el menú de la esquina superior izquierda de la consola de GCP. Selecciona esta vez APIs & Services > OAuth consent screen.
En la opción User Type elige External. En caso de que dispongas de una cuenta de Google Suite puedes hacer elegir la opción Internal. Pulsa Create para continuar.
En el formulario que aparecerá a continuación indica un nombre para tu aplicación en el campo App name y un email en el campo User support email. Google mostrará este email a los usuarios a los que tú decidas darles acceso, como vía para contacten contigo en caso de necesitar algún tipo de soporte.
Como nombre para tu aplicación puedes usar el mismo nombre que le diste al proyecto.
Más abajo, en el apartado Developer contact information, indica de nuevo tu email. En este caso es el que usará Google en caso de necesitar enviarte algún correo.
Sin necesidad de rellenar ningún otro campo haz clic directamente en Save and continue.
Vuelve al menú principal y selecciona la opción APIs & Services > Credentials.
Una vez dentro de este apartado haz clic en Create Credentials y selecciona la opción OAuth client ID.
En el formulario que aparecerá a continuación indica los siguientes datos:
- En Application type selecciona la opción Web application.
- En Name indica un nombre para esta aplicación, por ejemplo el que usaste como nombre de proyecto
- En el apartado Authorized redirect URIs haz clic sobre el botón «+ Add URI» y escribe la dirección siguiente: https://botize.com/callback/gspreadsheet
Finalmente haz clic en Create para guardar todos los cambios.
Ya has creado tus credenciales. Guarda en lugar seguro el Client ID y Client Secret que aparecen en pantalla y haz clic en OK.
Paso 4: Da acceso a tus usuarios
Eres el propietario y administrador de esta conexión a Google Sheets por lo que solo los usuarios que tú indiques podrán hacer uso de ella para automatizar tareas por medio de Botize.
Para indicar a Google qué usuarios tendrán acceso despliega el menú superior izquierdo y selecciona APIs & Services > OAuth consent screen.
Como puedes ver por el momento no hay ningún usuario habilitado. Estos usuarios se consideran «usuarios de prueba» (Test users) para Google hasta el día en que (opcionalmente) decidas hacer pública tu aplicación.
Añade el primer usuario o tantos como necesites (hay un máximo de 100 usuarios) pulsando el botón «+ Add Users» e indicando el email correspondiente al usuario.
Una vez introducido el email haz clic en el botón Save.
Puedes repetir este proceso cada vez que necesites que un nuevo usuario acceda a sus documentos de Google Sheets a través de esta conexión que has creado.
Paso 5: Conecta el proyecto a Botize
Dirígete al apartado Aplicaciones de Botize y entra en la aplicación de Google Sheets. Puedes hacerlo desde este enlace:
https://botize.com/es/app/gspreadsheet
Una vez dentro haz click en Comenzar a usarla ahora. Aparecerá un formulario como el siguiente.
Indica el Client Id y el Client Secret que copiaste en el paso anterior.
Por último indica el nombre que le diste a la aplicación, por ejemplo «MyAccount» y haz clic en Autorizar.
Como podrás ver la página se ha actualizado y ahora aparece tu primer perfil de aplicación.
Ahora la aplicación que has creado en Google ya puede usarse desde Botize y tan solo queda usarla para conectar tu cuenta de Google Sheets y poder automatizar tareas.
Paso 6: Conecta tu cuenta de Google Sheets a Botize
A la derecha de tu primer perfil, haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para desplegar las distintas opciones que tienes y seleccionar «Añadir un nuevo perfil usando…» y pulsa el botón Comenzar a usarla ahora.
Botize te redirigirá a Google, donde te pedirá que hagas login con la cuenta que quieras utilizar para tus automatizaciones. Recuerda que la cuenta deberá haber sido habilitada anteriormente en el paso 4 de esta guía.
Una vez selecciona la cuenta recibirás una alerta indicando que la aplicación que has creado aún no está verificada.
El proceso de verificación es un paso opcional que puedes llevar a cabo directamente con Google en cualquier momento. Mientras tanto, tu aplicación será considerada como no segura para otros usuarios o como una aplicación aún en construcción.
Para saltar el proceso de verificación haz clic en Configuración avanzada y en Ir a botize.com (no seguro).
A continuación Google te pedirá aceptar o denegar los distintos permisos que puedes darle a tu aplicación. Recuerda que solo tú tendrás acceso y acepta los permisos de acuerdo al tipo de automatización que necesites hacer.
Una vez aceptados los permisos haz clic en Permitir y el proceso habrá terminado.
En Botize aparecerá ahora tu cuenta de Google vinculada, lo que significa que completaste todo el proceso y ya puedes comenzar a automatizar tus tareas. ¡Enhorabuena!
¡Enhorabuena! ¡ya puedes automatizar tareas con Google Sheets!