Sigue estos pasos para automatizar tanto la redacción como el envío de cualquier email usando tu propia cuenta de correo.
Al buscar optimizar tu tiempo una de las primeras ideas que surgen es la automatización de los correos electrónicos, no solo el envío sino además la escritura de los mismos.
Crear y enviar correos electrónicos automáticamente como respuesta a fechas o eventos precisa de un software de automatización. Este conecta con los servicios que proveen el contenido, genera el asunto, cuerpo de mensaje y los archivos adjuntos necesarios para finalmente enviar el correo por medio de un servidor SMTP.
A continuación te mostramos paso a paso un ejemplo práctico con el que automatizarás el envío de un correo electrónico desde tu cuenta de correo cada vez que suceda el evento que necesites.
Como eventos existen tantas opciones como puedas necesitar. Algunos serían:
- Al llegar a una hora, día, mes o fecha determinada del año
- Al recibir un email de una persona específica
- Al encontrarse un tweet con un determinado hashtag o palabra clave
- Al encontrarse una oferta de vuelo por debajo de una cantidad determinada
- Al detectarse algún cambio en una página web o URL determinada
- Al subir un documento a Google Drive
- Al actualizar una fila o columna de una hoja de cálculo
- Al detectarse una anomalía en un servidor
- …
Para este ejemplo utilizaremos un evento de Dropbox y haremos que se genere y se envíe un email cada vez que guardes un archivo en una carpeta determinada de Dropbox, usando el sistema gratuito de automatización Botize.
Una vez seguidos los pasos que veremos a continuación sabrás reemplazar el evento por cualquier otro que necesites.
Accede al apartado de aplicaciones de Botize y haz un clic donde dice «Automatizar tareas con Dropbox«.
Vamos a conectar nuestra cuenta de Dropbox con Botize para poder utilizarlo como parte de nuestra automatización. Para ello haz clic en el botón Comenzar a usarla ahora.
Al hacer clic Dropbox te pedirá que inicies sesión con la cuenta que quieras utilizar.
Inicia sesión y Dropbox te redirigirá de nuevo a Botize, donde verás que tu perfil ya está conectado.
Abre una ventana y entra en tu carpeta de Dropbox. Fíjate que al haber conectado Botize se ha creado la carpeta «Aplicaciones» y dentro la carpeta «Botize«.
Botize solo tiene acceso a esta carpeta y no le es posible ver o trabajar con ningún archivo que esté fuera de ella.
Crea una carpeta dentro de la carpeta «Botize». Nosotros la llamaremos «tutorial» como se aprecia en la siguiente imagen.
Volvemos a la web de Botize donde estábamos antes. Fíjate como ahora tienes un botón que dice Crear una nueva tarea. Haz un clic en él.
Te encuentras ahora en el editor de tareas, donde vamos a diseñar tu automatización.
El primer paso de la automatización será detectar si hemos guardado un nuevo fichero en una carpeta determinada de Dropbox y si es así en el segundo paso enviaremos un email automático.
Botize te muestra las distintas operaciones que puedes automatizar en este primer paso. Haz clic en la opción «Si subo un nuevo fichero«.
Ahora Botize te muestra todas las opciones que puedes configurar para la operación que acabas de seleccionar. Solo necesitas seleccionar la carpeta que has seleccionado donde dice «Archivos de la siguiente carpeta«.
Para continuar pulsa el botón de Siguiente. Hemos terminado con el paso de Dropbox y procederemos con el segundo y último paso.
Botize te muestra las aplicaciones que puedes utilizar para este paso. Haz un clic en la aplicación Mail como se muestra en la imagen y que nos permitirá conectar el servidor SMTP de la cuenta de correo que vayas a utilizar para los envíos.
Entre las distintas aplicaciones que se muestran tienes otras alternativas como Gmail, Office 365 o Amazon Simple Email Service.
Al igual que conectamos Dropbox a Botize ahora conectaremos el servidor SMTP de la cuenta de correo que vayas a utilizar para enviar tus emails, para ello haz clic en el botón «Conectar con Mail«.
Del mismo modo que Dropbox requería que iniciases sesión, para poder establecer la conexión con tu cuenta de correo Mail precisa que especifiques el Host de tu servidor SMTP, Username (dirección de correo) y Password.
Una vez cumplimentado haz clic en el botón Autorizar.
Ahora que tu servidor SMTP está conectado a Botize te pedirá que indiques la operación quieres automatizar. Selecciona la opción «Enviar un email«.
Llegamos al último paso en el que indicaremos el email del remitente, destinatario, asunto y cuerpo del mensaje.
Como puedes observar el cuerpo del mensaje es un texto modelo donde podemos incluir etiquetas que en el momento del envío serán automáticamente reemplazadas por los datos del archivo que hayamos subido a Dropbox.
Puedes personalizar tanto el mensaje como el uso de las etiquetas según tus preferencias.
Para terminar haz clic en el botón Guardar cambios y para probar que funcione correctamente sube un archivo a tu carpeta de Dropbox.
Cuando la tarea se ejecute (en el ejemplo hemos dejado seleccionada la velocidad que venía por defecto, que es de una vez por hora, 24 veces al día) recibirás un mail automáticamente.
Forzar la ejecución de la tarea
Al crear una tarea esta se ejecutará automáticamente transcurrido el tiempo que se haya especificado en ella.
Es común sobre todo en la fase de diseño y testeo de una tarea, ejecutar distintas veces la tarea para comprobar que el resultado es el esperado.
En estos casos y cada vez que lo necesites, puedes forzar la ejecución de la tarea siguiendo estos pasos.
Dirígete al apartado «Mis Tareas» del menú superior.
A continuación haz un clic en la flecha que queda a la derecha de la tarea que has creado. Aparecerán distintos botones que puedes utilizar, como el de Actividad, para examinar la actividad reciente de la tarea, comprobar las veces que se ha ejecutado y las acciones que ha llevado a cabo, o el botón Pausar, para dejar parada la tarea durante el tiempo que necesites.
Para ejecutar la tarea en el momento deseado y sin necesidad de esperar a que transcurra el tiempo programado, pulsa el botón «Ejecutar ahora«. La tarea se ejecutará en ese preciso instante.
Como puedes ver, la tarea se ejecuta, comprueba si hay un nuevo archivo en la carpeta de Dropbox, extrae los datos de este (nombre, dirección para descargar, fecha de creación y tipo de archivo) y a continuación ejecuta el segundo paso de la tarea, encargado de enviarla por email.
Enhorabuena, ¡has automatizado tu primer email!
Ahora estás en condiciones de automatizar un caso real, pero no tiene por qué ser con Dropbox. En Botize además de muchos otros servicios a los que te puedes conectar, tienes la opción de ejecutar llamadas a APIs e incluso a scripts creados por ti.
Si tienes un escenario que quieras compartir, tienes dudas o necesitas ayuda para implementarlo puedes hacerlo en los comentarios de esta entrada.