Como automatizar Excel de Google (Google Sheets)

En esta ocasión vamos a ver cómo automatizar Google Sheets, la solución de hojas de cálculo gratuita de Google, en nuestro beneficio y para ahorrarnos muchas de las tareas más tediosas que nos ocupan en nuestro día a día.

Ejemplos de macros en Google Sheets

Antes de comenzar es importante hacer una distinción entre lo que son las macros de Google Sheets y lo que es la automatización que vamos a tratar aquí en unos momentos.

Las macros son acciones que se programan dentro de una hoja de cálculo. Para ello Google dispone de un lenguaje de programación de macros con el que se puede programar desde macros para buscar datos, ordenar o alterar el contenido de las celdas hasta para enviar correos desde Google Sheets.

Al igual que Google dispone de este lenguaje de programación también ofrece Google Sheets API, con el que se abre todo un mundo de posibilidades y nos permite hablar de la automatización de tareas.

De nuevo para utilizar este sistema se requiere programar en Google Sheets API, lo que puede dejar fuera a muchos usuarios, pero por suerte existen herramientas que se ocupan de esta parte y nos permiten sacar todo el provecho sin necesidad de programar.

¿Qué acciones puedo automatizar con Google Sheets?

En primer lugar es importante que conozcas las ventajas que te ofrece la automatización con acciones específicas y casos prácticos.

Esta es una lista las acciones más interesantes que vas a poder automatizar acompañadas de una breve descripción.

Si hay filas con información en una hoja de cálculo

Nos permite ejecutar una acción sobre cada una de las filas de la hoja, por ejemplo para llevar a cabo una operación específica, como podría ser enviar esos mismos datos a una segunda aplicación: Excel, Google Docs, Gmail, Telegram, una base de datos e incluso un API que tengamos.

También puedes hacer que se ejecuten en orden aleatorio si te hiciera falta. Esto puede ser interesante si estás utilizando el contenido para compartir información en redes sociales, donde a lo mejor te interesa que se vaya publicando en orden aleatorio a distintas horas del día.

Obtener datos de una fila por su columna

No tienes por qué trabajar sobre todas las filas de una hoja. Puedes indicar que sean las que cumplan cierto criterio, como por ejemplo que en una determinada columna aparezca o no cierto dato.

Exportar a CSV

Si lo que necesitas es llevarte no filas sino columnas, partes u hojas completas, esta automatización te ayuda a exportar cualquier combinación que necesites a formato CSV.

CSV es un formato para almacenar datos que por su sencillez tiene compatibilidad con la gran mayoría de aplicaciones que cuenten con alguna opción de importar datos, por lo que muy probablemente, si estás pensando en automatizar una tarea para llevarte los datos de tu Google Sheets a otra aplicación, esta sea la solución más rápida ¡y automática!

Importar de CSV

Y si puedes programar una acción para exportar, lógicamente también puedes importar archivos CSV a tu hoja de cálculo.

En este caso los datos del CSV pueden reemplazar el contenido de la hoja de cálculo o si lo prefieres pueden añadirse a los datos que ya existan, de modo que puedes incluso hacer importaciones incrementales.

Calcular el total de filas

Puede que no parezca demasiado útil, pero si tu automatización quieres que se ejecute cuando la hoja de cálculo adquiera cierto tamaño esta acción puede ayudarte a establecer la regla.

Añadir o eliminar columnas

Las acciones que puedes ejecutar permiten incluso modificar la hoja de cálculo para añadir o eliminar columnas según necesites.

Imagina que quieres enviar el total de ventas de tu tienda online a Google Sheets mes a mes para cada tipo de artículo. Esta acción te permitirá automatizar la incorporación de nuevas columnas con el mes y año correspondiente a medida que transcurre el tiempo.

Añadir o eliminar hojas

Y si puedes añadir columnas, por qué no añadir hojas. Esto puede servirte por ejemplo para crear una hoja de cálculo separada para cada mes o cada año y no tener que almacenarlo todo en la misma.

Inserta una nueva fila en una hoja

Una de las acciones más comunes es automatizar el envío de datos a tu hoja de cálculo y que estos se vayan agregando fila a fila, de modo que se vaya construyendo una hoja con toda la información que se va recibiendo debidamente ordenada.

Borrar o actualizar filas

Del mismo modo que añades filas también dispones de acciones para eliminar filas e incluso modificar el contenido, no solo de filas completas, sino de celdas específicas.

Poder automatizar el valor de celdas es de gran utilidad si vas a enviar datos a Google Sheets que provengan de otras fuentes y que estén en constante cambio, como podría ser el número de ventas de tu tienda online, el total de reproducciones de tu canal de YouTube o las estadísticas de tu campaña de Instagram.

¿Qué puedo hacer con Google Sheets y la automatización?

El verdadero potencial surge de combinar Google Sheets con otras aplicaciones y servicios. Como ya se ha mencionado en algún ejemplo anterior, puedes automatizar Google Sheets con los datos de tu negocio, campañas de márketing y tanto para automatizar la entrada de datos a Google Sheets como la salida hacia otras aplicaciones.

Estas son solo algunas de las automatizaciones más interesantes que puedes aplicar.

Si te interesa saber más acerca de cómo ejecutar alguna de estas automatizaciones u otras en particular dejanoslo en los comentarios y en breve estaremos publicando algunos ejemplos prácticos paso a paso.

Y si ya estás decidido a comentar a automatizar Google Sheets, aquí tienes una guía paso a paso para conectar Google Sheets con Botize.