Seguro que has oído hablar de la posibilidad de automatizar hojas de cálculo y sus ventajas, el ahorro de tiempo que supone delegarlo a un sistema y la tranquilidad que da saber que este no se fatigará por mucho trabajo que tenga que hacer.
Muchas de las tareas que llevamos a cabo cuando se trata de trabajar con hojas de cálculo son fácilmente automatizables, de hecho, cuanto más repetitiva sea mayor será la posibilidad de que pueda automatizarse en parte o completamente.
Qué maneras de automatizar Google Sheets existen
Existen 5 maneras de automatizar una hoja de cálculo.
- Automatización mediante macros: consiste en llevar a cabo una vez y de manera manual la operación a automatizar. Cada uno de los pasos que se vayan realizando estarán siendo seguidos por la propia aplicación, capaz de, una vez finalizada la operación, recordar el proceso y repetirlo por si sola tantas veces se requiera.
Puedes aprender más sobre la automatización de macros en esta guía. - Automatización mediante App Script: App Script es un lenguaje de scripting con el que desarrollar aplicaciones en la suite de Google, pudiéndose programar automatizaciones tanto con los distintos servicios que ofrece Google como con APIs externas.
- Automatización mediante el API de Google Sheets: De manera similar a la opción anterior, si tienes conocimientos de programación, existe la posibilidad de programar aplicaciones por medio del API que Google pone a disposición de todos los desarrolladores.
- Automatización mediante scripting: Aplicaciones como Selenium ofrecen la posibilidad de, mediante programación, controlar el navegador web para llevar a cabo operaciones en un sitio web. Este método de automatización se suele dar en escenarios en los que no existe un API o se requiere automatizar operaciones que no están directamente soportadas o permitidas (scrapping).
- Automatización mediante aplicaciones externas: Existen aplicaciones que ofrecen opciones de automatización tanto para Google Sheets como para muchas otras aplicaciones y servicios en Internet, pudiendo además diseñar automatizaciones que conecten varios de estos servicios entre sí, con la ventaja añadida de no requerir conocimientos de programación.
Automatización con la aplicación Botize
En esta guía te enseñaremos a automatizar tareas mediante aplicaciones externas, concretamente con Botize.
La integración de Botize con Google Sheets permite automatizar todo tipo de acciones, desde leer contenido de una hoja de cálculo hasta escribir en ellas, crear nuevas hojas, exportar, importar datos, buscar, etc.
Además de poder unir distintas acciones para crear automatizaciones complejas Botize permite combinarlas con acciones en otros servicios y aplicaciones de Internet, por ejemplo, es posible automatizar desde una tarea que conecte tu CRM con una hoja de cálculo, hasta conectar esta a un bot de Telegram desde el que poder consultar los datos.
La ventaja de automatizar tareas usando para ello aplicaciones externas, en lugar de recurrir a macros o App Script, radica en el hecho de poder combinar Google Sheets conjuntamente con otros servicios de Internet.
Automatizar Google Sheets como una base de datos
Dado que las combinaciones son prácticamente ilimitadas, para este caso y a modo de ejemplo práctico tomaremos un caso que además de sencillo de ejecutar te permita entender el proceso para llevar a cabo cualquier otra combinación que necesites en el futuro.
Automatizaremos una tarea que publicará en LinkedIn mensajes que habremos guardado previamente en una hoja de cálculo de Google Sheets.
Para ello vamos a ver cómo hacemos que una hoja de cálculo se comporte como una pequeña base de datos de publicaciones para nuestro perfil de LinkedIn.
Conectar Google Sheets y LinkedIn a Botize
Antes de proceder con la tarea es necesario haber conectado nuestra cuenta de Google Sheets y LinkedIn a Botize.
Sigue estos pasos para conectar cada una de ellas.
- Guía paso a paso para conectar una cuenta de Google Sheets a Botize
- Guía paso a paso para conectar una cuenta de LinkedIn a Botize
Crear una hoja de cálculo para guardar contenido
Accede a https://drive.google.com y crea una nueva hoja de cálculo desplegando, para ello despliega el menú y selecciona Hojas de cálculo de Google > Hoja de cálculo en blanco
En la primera fila de la hoja de cálculo escribe «Mensaje» para la primera columna y «Link» para la segunda columna.
A continuación pega una lista de posibles mensajes y enlaces relacionados con tu perfil y que puedan ser de utilidad para tus contactos en LinkedIn. En nuestro caso hemos seleccionado una lista de vídeos que relatan el día a día de distintos ingenieros de software y puesto el título de cada vídeo en la columna «Mensaje» y el correspondiente enlace en la columna «Link».
Puedes ver el resultado en la siguiente imagen.
Dale un nombre a tu hoja de cálculo para que la tengas identificada y puedas ir ampliándola en el futuro.
Por último copia la URL de la hoja de cálculo. La usaremos más adelante.
Accede a Botize y crea una nueva tarea
Entramos en https://Botize.com y nos dirigimos al apartado Mis tareas. Si no estás registrado puedes hacerlo aquí: https://botize.com/join
Una vez dentro haz clic en el botón de Nueva tarea y accederás al panel de edición de tareas.
Lo primero que tendrás que hacer es seleccionar de entre los distintos iconos de aplicaciones, el de Google Spreadsheet. Haz clic en él.
Botize te mostrará un listado de las distintas operaciones que puedes automatizar. Selecciona la opción «Si hay datos en una fila aleatoria de la hoja«.
Esta opción nos permitirá tomar un mensaje al azar de la hoja de cálculo.
En el formulario que Botize te mostrará a continuación, pega la URL que copiaste de tu hoja de cálculo en el campo que dice «URL de tu hoja de cálculo» y pulsa el botón «Siguiente«.
Así de sencillo tenemos programado el primer paso de nuestra tarea automática. Procedamos ahora al paso en el que publicaremos el mensaje con el link en LinkedIn.
Nuevamente Botize te estará mostrando los iconos de las principales integraciones que existen. Haz clic esta vez en el de LinkedIn.
Entre las opciones que no da elige «Publicar un enlace«.
Botize nos va a mostrar el siguiente formulario.
Una publicación en LinkedIn acepta todos los elementos que aparecen en el formulario: URL del enlace, título, descripción, imagen y texto.
Si haces clic sobre cualquier campo del formulario verás que debajo de él Botize te muestra las distintas etiquetas que puedes utilizar.
Las etiquetas nos permiten rellenar los campos del formulario con datos de las aplicaciones que estemos usando en la automatización.
En este caso las etiquetas que tenemos disponibles hacen referencia a los distintos datos que Botize extrae de cada fila de la hoja de cálculo: columna A, columna B y así sucesivamente.
Nuestro trabajo es seleccionar las etiquetas adecuadas para cada campo del formulario.
Si lo prefieres puedes incluir más de una etiqueta, escribir texto manualmente en cualquier campo del formulario o dejar vacíos aquellos campos que consideres.
En nuestro caso nos ha parecido correcto dejarlo de la siguiente manera:
Como puedes observar, como URL del enlace hemos indicado que use la columna B de nuestra hoja de cálculo (justo donde pusimos los links a los vídeos), mientras que en Título del enlace hemos decidido poner la columna A, que en nuestra hoja de cálculo es donde guardamos los títulos de los vídeos.
Ahora que has aprendido a colocar los datos de cada columna podrías crear nuevas columnas en tu hoja de cálculo si lo consideras y usarlos aquí como mejor te convenga.
Finalmente es hora de programar la frecuencia con la que la tarea se ejecutará, aspecto que también puedes personalizar. Para ello haz clic en el icono del reloj, donde dice «cada hora«.
Te aparecerán nuevas opciones donde podrás especificar la frecuencia con la que la tarea se ejecutará, la franja horaria de tu país, etc. En nuestro caso nos ha parecido mejor cambiarlo por una vez al día.
De este modo cada día la tarea automáticamente tomará un vídeo de nuestra hoja de cálculo y lo publicará en LinkedIn.
Por último solo queda que hagas clic en Guardar cambios y tu tarea se pondrá en marcha.
Vídeo publicado en LinkedIn automáticamente
El resultado una vez la tarea se haya ejecutado la primera vez será como el que puedes ver en esta imagen.
Por supuesto esta tarea podrás pausarla, reanudarla e incluso modificar cualquier aspecto de ella tantas veces como necesites.
Si quieres que cubramos algún tipo de automatismo específico con Google Sheets puedes dejarnos tu petición en los comentarios.
Publica contenido en LinkedIn desde una hoja de Google Sheets
Aprovechando que las tareas de Botize pueden compartirse, puedes si lo prefieres instalarla tal cual la hemos diseñado nosotros, ahorrándote el trabajo de crearla por tu cuenta.
Las fórmulas de Botize pueden modificarse antes de instalarlas, por lo que aún podrás personalizarla de acuerdo a tus necesidades.