Antes de la activacion de una tarea para que esta pase automatica es importante llevar a cabo una serie de
En la automatización de tareas y al igual que ocurre en cualquier proceso de diseño, existe la posibilidad de cometer errores que comprometan el correcto funcionamiento.
Activar una tarea como paso inmediato a su diseño, incluso tratándose de fórmulas ya prediseñadas, puede resultar en un exceso de confianza que en el mejor de los casos te permite ahorrar unos pocos minutos, pero que fácilmente puede desencadenar la automatización de un proceso que contenga errores, ejecute acciones de manera incorrecta o haga un uso equivocado de un servicio, con las consecuencias que esto pueda suponer.
La automatización de tareas también esconde sus peligros si no se lleva a cabo correctamente, entre ellos y uno de los más frustrantes, el haber construido una bonita máquina de producir un fallo sistemáticamente y sin descanso. A la espera de que sea identificado y solucionado a tiempo.
Para evitar escenarios similares y asegurar que la tarea ejecutará correctamente el trabajo encomendado, cuentas con distintos métodos con los que, durante o finalizado el diseño, poder ejecutar la tarea de manera controlada, examinar el resultado, realizar ajustes, ejecutar nuevamente y, cuando proceda, activar el modo automático.
Incluso la activación del modo automático puede llevarse a cabo de manera gradual, a medida que la tarea demuestre trabajar bien en los distintos escenarios que se le van presentando.
La comprobación del correcto funcionamiento de una tarea no debería atenderse cuando detectes o sospeches un mal funcionamiento sino que debería ser una práctica habitual como paso previo a activar el modo automático.
Al finalizar esta guía sabrás poner en práctica los distintos métodos para comprobar el correcto funcionamiento de tus tareas y fórmulas.
- Pausar y reanudar tareas
- Ejecutar la tarea manualmente
- Identificar y solucionar posibles errores
- Utilizar perfiles de prueba
- Utilizar métodos alternativos más seguros o privados
- Supervisar y validar manualmente cada paso
- Regular la frecuencia de ejecución de una tarea
Pausar y reanudar tareas
Nada puede resultar más complejo que tratar de arreglar un sistema en continuo funcionamiento.
El primer paso para tomar el control es detener la tarea. Nuestra recomendación es que la tarea se encuentre parada durante todo el proceso de diseño, mejora o modificación.
Las tareas se pueden pausar o activar y puedes controlarlo tanto desde dentro como desde fuera del editor de tareas.
Desde el apartado Mis Tareas despliega las opciones asociadas a una tarea haciendo clic en la fecha situada en la esquina inferior derecha.
A continuación verás un botón para Pausar o Activar la tarea.
La acción se llevará a cabo de manera inmediata. Si en el momento en que pausas la tarea esta coincidiese que estuviese ejecutándose, primero se terminará de ejecutar y a continuación se pausará.
Desde dentro del editor de tareas, puedes pausar o activar una tarea usando el interruptor situado en la esquina superior izquierda como se muestra en la siguiente imagen.
En este caso la acción se llevará a cabo a partir del momento en que pulses el botón Guardar cambios.
Ejecutar tareas manualmente
Una tarea, incluso una tarea que esté pausada, puedes ejecutarla manualmente, lo que significa que en el momento en que lo pidas esta llevará a cabo las operaciones que se le hayan encomendado y seguidamente mostrará un resumen de la actividad, es decir, de los distintos pasos que ha llevado a cabo.
Para ejecutar una tarea manualmente debes ir al apartado Mis Tareas y desplegar las las opciones de la tarea en cuestión pulsando sobre la fecha situada en la esquina inferior derecha.
Pulsa el botón Ejecutar ahora y espera unos segundos mientras la tarea se lleva a cabo. Una vez finalizado obtendrás el resumen de actividad con los distintos pasos que la tarea ha realizado, como se muestra en la siguiente imagen.
Como puedes observar en la imagen a las 8:41h hemos pedido ejecutar la tarea manualmente.
La primera acción que se ha llevado a cabo ha sido revisar «Si hay una nueva entrada» en el canal RSS especificado en esta tarea. Vemos incluso los distintos datos que contiene la entrada que ha encontrado: link, texto, título, categoría, etc.
A continuación y en el mismo minuto 8:41h la tarea ha llevado a cabo la acción de «Publicar un enlace» con la entrada del RSS en LinkedIn.
Identificar y solucionar posibles errores
Al ejecutar una tarea manualmente obtenemos como resultado el resumen de actividad, el cual nos va a ayudar a confirmar que todo funcione correctamente o a identificar un posible fallo.
Para determinar si se ha ejecutado correctamente lo primero que debes observar es si se han ejecutado todos los pasos de la tarea.
En el ejemplo que nos ocupa la tarea está formada de una acción en RSS y una en LinkedIn. Vemos como efectivamente ambas acciones aparecen en el resumen de la actividad de la tarea, lo que indica que la tarea se ha ejecutado de principio a fin.
Imagina ahora que hemos ejecutado la tarea manualmente pero obtenemos este otro resumen de actividad.
Como puedes observar en esta ocasión aparece un registro de la actividad del RSS pero ha desaparecido la parte correspondiente a LinkedIn.
Este es un ejemplo de una tarea que no ha podido ejecutarse al completo, ¿por qué?
Puede haber sucedido dos cosas. En primer lugar, que la tarea haya encontrado que en el momento en que la ejecutamos no había una nueva entrada en el RSS, por lo que en tal caso tampoco habría necesidad de publicar nada en LinkedIn y la tarea terminaría en ese punto.
Esto no sería un error, pero nos plantea la duda de un segundo posible escenario. ¿Y si no hemos incluido correctamente la dirección RSS que la tarea debe revisar?, ¿y si sí había una entrada pero por alguna razón la tarea se ha detenido en el primer caso?
La mayoría de escenarios en los que pueda haber sucedido un error, este será detectado previamente por Botize e informado en el resumen de actividad, por lo que, en este caso, al no haber mención a ningún error podemos pensar que la tarea no ha fallado, sino que no hay nuevas entradas en el RSS.
No obstante no está demás revisar que el RSS que hayamos indicado sea el correcto e incluso abrirlo en un navegador para confirmar que efectivamente no contenga ninguna nueva entrada.
Provoquemos ahora un error para comprobar que el resumen de actividad efectivamente nos alerta cuando existe algún tipo de problema. Para ello vamos editar la tarea e indicarle un RSS que sabemos que no existe, por ejemplo: http://.com, ejecutamos la tarea de nuevo y obtenemos lo siguiente.
En esta ocasión tampoco se muestra el paso de LinkedIn, sin embargo y a diferencia del caso anterior, esta vez aparece una advertencia que alerta de un fallo relacionado con el RSS, en concreto con el host que hemos indicado.
Puedes saber por lo tanto si una tarea funciona correctamente ejecutándola manualmente y revisando que no haya avisos de error.
En cuanto los errores en sí, aunque la mayoría son autoexplicativos, puedes encontrarte casos en los que el mensaje resulte poco informativo o difícil de comprender, en cuyo caso puedes consultar a Botize para que lo solucione o comentarlo en el foro de Botize para recibir ayuda por parte de otros usuarios.
Utiliza perfiles de prueba
Cuando se trata de comprobar el correcto funcionamiento de tareas que llevan a cabo acciones en servicios o plataformas que hacen uso de perfiles o cuentas (cuenta de Twitter, perfil de Instagram, canal de Youtube, etc) es una buena práctica hacer las comprobaciones utilizando perfiles de prueba o perfiles donde, en caso de haber algún tipo de fallo, no corramos riesgos.
Si vas a comprobar el funcionamiento de una tarea cuyo propósito sea, por ejemplo, publicar contenido en tu cuenta personal de Twitter, es una buena práctica cambiar temporalmente el perfil de la tarea para utilice una cuenta alternativa, a ser posible destinada a pruebas y en la que en caso de fallo no haya peligro de exponer contenido incompleto o erróneo a tus seguidores.
Esto es especialmente recomendable al trabajar con perfiles de plataformas en los que un error pueda poner en peligro desde datos hasta la reputación online.
En Botize puedes conectar tantos perfiles como necesites, por lo que solo necesitas conectar uno que hayas creado previamente para pruebas y utilizar este temporalmente durante el proceso en que validas el correcto funcionamiento.
Para cambiar el perfil abre la tarea en el editor y a continuación haz clic en el icono de aplicación para la cual vayas a reemplazar el perfil.
En nuestro ejemplo abrimos en el editor de tareas una destinada a publicar contenido en LinkedIn.
Esta tarea debe publicar contenido en el perfil «Miguel Angel Lopez» como se muestra en la imagen.
Sin embargo la reemplazaremos por una segunda cuenta que utilizamos para pruebas, tiene por nombre «Miguel A.L» y previamente la habríamos conectado a Botize.
Para reemplazarla haremos un clic en el campo Profile o Perfil y seleccionaremos la cuenta Miguel A.L.
Guardaremos los cambios haciendo clic en Guardar cambios y a partir de este momento cada vez que ejecutemos la tarea manualmente para comprobar su funcionamiento, las publicaciones se harán en esta segunda cuenta de LinkedIn.
Una vez confirmado que las publicaciones se crean correctamente puedes volver a seleccionar el perfil que había originalmente y guardar los cambios de nuevo.
Utilizar métodos alternativos más seguros o privados
Puede suceder que no tengas un perfil para pruebas o no puedas crearlo porque la aplicación o servicio que estés utilizando no lo permita.
En estos casos puedes optar por una alternativa similar que pasa por cambiar esta vez el método utilizado por uno más seguros o privados, es decir, acciones similares a las que necesitamos pero que en caso de error minimicen el riesgo de ocasionar un problema.
En el caso de una tarea automática que deba publicar mensajes en Twitter, podrías temporalmente cambiarla para que publique mensajes directos a ti mismo. En caso de descubrir que existe un problema con la publicación, este quedaría oculto a los usuarios al haberte llegado a ti y por mensaje directo.
El método puedes modificarlo también desde el editor de tareas, haciendo clic en el campo Método y eligiendo el método alternativo más seguro.
Tras esto guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar cambios y podrás probar tantas veces necesites tu tarea sin que las publicaciones queden a la vista.
De manera similar, para probar una tarea dedicada a guardar archivos o eliminarlos de una carpeta de Dropbox, podrías crear una carpeta «temporal» y utilizar esta durante la fase de pruebas.
Supervisar y validar manualmente cada paso
A veces nuestra tarea puede funcionar correctamente pero necesitamos asegurarnos que lo haga además en los múltiples escenarios que se puedan dar.
Esta técnica resulta aún más útil en tareas complejas donde el resultado final depende de múltiples pasos anteriores y queremos asegurarnos de validar o revisar este resultado antes de llevar a cabo una acción determinada con él.
Por ejemplo, esta tarea automática encargada de supervisar cada hora una página web determinada y, en caso de detectar que está caída o inaccesible, enviar una alerta a un grupo de Telegram.
Comprobar el correcto funcionamiento de una tarea así puede resultar complejo por el hecho de que al hacerlo, la página se encontrará normalmente disponible y la consiguiente alerta no se producirá.
Cuando existen multitud de variables que no podemos controlar una a una durante una sesión de pruebas, la probabilidad de poder ejecutarse la tarea sea muy baja o las consecuencias si se comete un error son altas, la solución pasa por introducir una validación manual.
Una validación manual es un punto de interrupción que se coloca en una tarea automática y que requiere de la confirmación manual de una persona para continuar.
Así, en el ejemplo de la alerta por Telegram, estableceremos una validación manual después de detectarse que el sitio web está caído y justo antes de enviar la alerta al grupo de Telegram.
Esta validación manual obligará a la tarea a esperar nuestra confirmación antes de poder enviar la alerta al grupo, pero lo más interesante, nos permitirá comprobar por nosotros mismos si realmente el sitio está caído y confirma que la tarea funciona correctamente o si por el contrario se trata de una falsa alarma que indicaría un posible error en el diseño de la tarea.
Para establecer una validación manual en una tarea ábrela en tu editor de tareas. Nosotros utilizaremos la del ejemplo de alerta vía Telegram que comentamos.
Una vez abierta la tarea introduce un nuevo paso allí donde quieras que se produzca la validación manual.
En nuestro ejemplo lo haremos justo antes del envío del mensaje a Telegram, pulsando para ello el icono circular del símbolo «+» que queda situado a la izquierda del paso de Telegram.
Al hacerlo se abrirá un nuevo espacio. A continuación Botize te pedirá que indiques qué aplicación quieres incluir en él. En el buscador de aplicaciones escribe «Pause» y selecciona la aplicación de pausado de tareas como se muestra en la imagen siguiente.
De entre los dos métodos que existen selecciona «Obtener link de reanudación de tarea«.
Ahora la tarea llegado este paso obtendrá un link que servirá para reanudarla manualmente. La idea a continuación es enviarte el link para que tú, como supervisor, puedas usarlo si quieres que la tarea prosiga hasta el final y acabe, en este caso, enviando la alerta a Telegram.
Añade un paso más, esta vez después de obtener el link de reanudación de la tarea.
En este nuevo paso nosotros elegiremos Pushover, que nos servirá para enviarnos una notificación a un dispositivo móvil. En tu caso puedes utilizar cualquier otra opción que consideres: email, mensaje privado por Twitter, etc.
Finalmente estableceremos qué mensaje queremos que nos llegue como se muestra en la siguiente imagen.
Por último vamos a indicar que se detenga la ejecución de la tarea en este momento, para que el envío de la alerta a Telegram no se produzca de manera automática. Para ello volvemos a abrir un nuevo paso a la derecha Pushover (o del servicio que hayas elegido en tu caso).
Nuevamente aquí elegiremos el servicio de pausado de tareas.
Y esta vez seleccionaremos la opción «Pausar la tarea en este punto«.
El resultado queda como se muestra a continuación. Activa la tarea y guarda los cambios para que en adelante, cuando el sistema detecte que el sitio web está caído te envíe a ti una notificación y, si procede, puedas pulsar el enlace que te que habrá llegado para que la tarea prosiga y envíe la alerta al grupo de Telegram.
Regular la frecuencia de ejecución de una tarea
Terminamos con un truco para minimizar el daño en caso de que la tarea falle y pasa por bajar la frecuencia en que esta se ejecuta, con el objetivo de que si la tarea falla tengamos tiempo para reaccionar y solventarlo antes de que la tarea vuelva a ejecutarse de nuevo.
Aplicado al ejemplo anterior sobre las alertas vía Telegram, si la tarea estuviese fallando y avisando por error de la caída del sitio, por ejemplo, por haberle indicado mal nosotros la URL y haber terminado escribiendo una dirección que no existe, la alerta se produciría cada hora.
Hasta que nos percatamos del problema y podamos actuar podría haber transcurrido varias horas y por lo tanto sucesivas alertas se habrían enviado al grupo de Telegram.
Una operación tan sencilla como modificar la frecuencia para ejecutarse una vez al día durante las primeras veces, nos habría permitido reaccionar a tiempo tras la primera alerta y solucionarlo.
Una vez comprobado que la tarea ya no manda falsas alarmas, podríamos editarla y ahora sí establecerla para que se ejecute una vez cada hora o incluso menos tiempo.
Para modificar la frecuencia de una tarea es suficiente con hacer un clic en el icono del reloj que hay en la tarea. A continuación se abrirán las opciones de configuración que permite, donde podremos establecer una frecuencia distinta.
Ahora sabes detectar fallos en tareas y tienes las herramientas para diseñarlas a prueba de fallos. Si quieres compartirnos alguna técnica que utilices tú o alguna necesidad en particular puedes hacerlo en los comentarios de esta entrada.