En Botize tienes dos vías para crear tareas. Si lo que necesitas automatizar ya existe muy posiblemente se encuentre disponible en el buscador de fórmulas prediseñadas de Botize. Una fórmula es una tarea automática diseñada previamente y compartida en Botize para que pueda ser utilizada por otros usuarios. Tan solo hay que añadirla en tu cuenta y ya podrás utilizarla.

En caso de no existir una fórmula prediseñada para la automatización que necesitas, siempre puedes crearla a partir de otra similar y adecuarla a tu caso, crearla desde cero en el editor de tareas o bien pedirle a Botize que te la cree.

En la sección de contacto de Botize puedes explicar el tipo de tarea que necesitas y si es posible llevarse a cabo la crearán para ti.

Qué aprenderás en esta guía

Al finalizar los pasos de esta guía sabrás:

  1. Instalar fórmulas (tareas automáticas prediseñadas)
  2. Entender los pasos en que se dividen y el orden en que se ejecutan
  3. Los ingredientes de los que se compone cada paso
  4. Personalizar cualquiera aspecto o parámetro
  5. Conectar aplicaciones y servicios de Internet a Botize
  6. Programar la frecuencia y el horario en el que la tarea se ejecutará
  7. Parar y reanudar tareas

Crear una tarea desde cero o usar una fórmula prediseñada

Tanto si usas una fórmula como si partes de cero, obtendrás como resultado una tarea capaz de llevar a cabo acciones de manera automática, pudiendo modificarla en cualquier momento, activarla o desactivarla e incluso compartirla con otros usuarios.

No hay por lo tanto diferencias o limitaciones entre utilizar una fórmula prediseñada o crear una tarea desde cero más allá de una cuestión de comodidad y ahorro de tiempo.

Buscador de fórmulas prediseñadas

Botize dispone de un buscador en el que encontrar fórmulas prediseñadas para automatizaciones específicas.

Pulsando en el enlace MOSTRAR que se incluye en cada fórmula se abrirá en tu editor de tareas, desde donde veremos como puedes examinar e incluso modificarla si lo deseas antes de utilizarla.

Detalle de una fórmula vista en el editor de tareas

Otras fórmulas pueden necesitar que personalices algunos detalles antes de poder utilizarlas. Por ejemplo una fórmula para automatizar tareas usando el canal RSS de tu blog, te pedirá que antes introduzcas la dirección de tu blog, momento a partir del cual estará en condiciones de ser utilizada.

Tareas automáticas prediseñadas para aplicaciones específicas

Si estás explorando la idea de automatizar un servicio o aplicación en concreto pero quieres ver antes qué posibilidades y opciones existen, puedes utilizar el buscador de aplicaciones de Botize e introducir el nombre del servicio.

Como resultados se mostrará la página de automatización de dicho servicio, con el detalle de cada operación que puedes automatizar, fórmulas de ejemplos o tutoriales.

Página de automatización de Twitter en Botize

Tareas automáticas prediseñadas para combinar dos o más aplicaciones

En la misma página de automatización de una aplicación, tienes un listado de otras aplicaciones que puedes usar en combinación para automatizar tareas entre ellas. 

Pulsando sobre cualquiera de estas aplicaciones accederás a una nueva página en la que verás fórmulas de ejemplo entre ambas aplicaciones. Puedes seleccionar hasta 3 aplicaciones y Botize te mostrará, en caso de haberlos, ejemplos de automatizaciones prediseñadas entre las tres.

Página de automatización de Twitter y Telegram Bot en Botize

Instalar fórmulas automáticas

A continuación vamos a ver los pasos a seguir para instalar cualquier fórmula prediseñada que necesites.

Para este ejemplo hemos seleccionado una fórmula que nos permita enseñarte todos los pasos que se te puedan presentar en el futuro a la hora de instalar otras fórmulas por tu cuenta.

La fórmula que usaremos está diseñada para compartir contenido de un RSS en una red social automáticamente. Aunque el objetivo no es que en pocos minutos estés compartiendo contenido en redes sociales, sino enseñarte el proceso de abrir una fórmula existente, configurarla según tus gustos y la manera de activarla en modo automático.

https://botize.com/task/5531

Abrir una fórmula en el editor de tareas

Todas las fórmulas incluyen un botón con el texto MOSTRAR. Para abrir una fórmula dentro del editor de tareas únicamente tienes que pulsar sobre él.

Fórmula con el botón MOSTRAR para abrirla en el editor de tareas

Cada fórmula está identificada por un código único, si lo conoces también podrás acceder a ella escribiendo en el navegador «https://botize.com/task/» junto al código de la fórmula, por ejemplo https://botize.com/task/5531

Haz clic en en la fórmula https://botize.com/task/5531 para abrirla en tu editor de tareas.

Fórmula en el editor de tareas

Una fórmula se compone de dos o más pasos (microbots)

Tanto las fórmulas más sencillas como las más complejas están hechas a partir de la unión de dos o más pasos, encargándose cada paso de llevar a cabo una acción concreta.

Así, la fórmula de ejemplo vemos que se compone de 3 pasos, siendo el primero un temporizador que indica que se ejecutará «cada día», el segundo una conexión a RSS que comprobará «si hay una nueva entrada» y el tercero y último una conexión a LinkedIn encargada de «publicar un enlace».

La unión de los tres pasos resulta en una tarea automática que se ejecutará diariamente para ver si hay una nueva entrada en un canal RSS y si es así publicarla en LinkedIn.

El orden como puedes ver es lineal y de izquierda a derecha:

Temporizador → RSS → LinkedIn

A un paso se le conoce también con el nombre de Microbot.

Aunque queda fuera del objetivo de esta guía, puedes eliminar o añadir más microbots a una tarea para realizar más acciones.

Un microbot se compone de una App, perfil, método y opciones

Cada microbot (cada paso de una tarea) a su vez se compone de 4 elementos, que son:

App: Aplicación o servicio que se hará uso en el microbot: Temporizador, Twitter, Instagram, Dropbox, etc. Tienes un listado de las principales apps que soporta Botize en este enlace: https://botize.com/es/apps. Un microbot siempre tiene asociada una app y como puede verse en cada uno de los pasos de la tarea, todos muestran el icono de la App que tienen asociados.

Perfil: El perfil o cuenta de usuario de la App indicada. Por ejemplo la cuenta de Twitter a usar, perfil de Instagram, canal de YouTube, usuario de WordPress, etc. No todas las Apps o servicios lo requieren (RSS, Temporizador, etc), por lo que no es un elemento obligatorio.

Método: Cada App cuenta con una serie de métodos, de los cuales se debe elegir uno en cada microbot. A modo de ejemplo Twitter permite buscar tweets, responder menciones de otros usuarios, enviar mensajes directos, etc, mientras que Dropbox permite guardar o descargar archivos.

Opciones: En función del método seleccionado el microbot incluirá la opción de personalizar distintas opciones. Por ejemplo, el método para buscar tweets incluye opciones para especificar palabras de búsqueda, el idioma o el país donde buscar.

Opciones requeridas

Las fórmulas al ser tareas automáticas prediseñadas pueden contener en algunos casos configuraciones genéricas o valores seleccionados a modo de ejemplo, con el propósito de que el usuario lo personalice de acuerdo a sus necesidades antes de su uso.

Por ello es posible que al abrir una fórmula esta requiera que confirmes o especifiques el valor de una o más opciones. Por lo general se tratará de opciones que probablemente quieras personalizar o al menos revisar que tal y como vienen especificadas por defecto coincide con tus preferencias.

Este es el caso de la fórmula de nuestro ejemplo. Al abrirla en el editor de tareas automáticamente resalta el campo dirección URL del canal RSS y te pregunta ¿cuál es la dirección RSS que debo revisar? sabiendo que probablemente no quieras usar el canal RSS que viene indicado por defecto sino uno en específico, el de tu sitio web o blog.

La fórmula requiere tu confirmación antes de trabajar con el canal RSS especificado por defecto.

Una vez confirmado el canal RSS o reemplazado por el de tu elección pulsa el botón Siguiente para terminar con este microbot y pasar al siguiente.

Conectar cuentas y perfiles de aplicaciones o servicios a Botize

Llegamos al tercer y último microbot de la fórmula, prediseñado en este caso para utilizar la red social LinkedIn.

Al igual que sucederá con cualquier App o servicio que haga uso de cuentas o perfiles, deberás conectar tu perfil a Botize, en este caso tu perfil de LinkedIn con el fin de que las entradas del RSS se puedan publicar en él.

La fórmula requiere conectar el perfil de LinkedIn para hacer las publicaciones

El modo en que se conecta un perfil es por medio del botón de Conectar, en el caso que nos ocupa «Conectar con LinkedIn».

Dependiendo de la aplicación y la tecnología de autenticación que ofrezca, el proceso para conectar un perfil puede variar entre uno de estos dos métodos.

Método de autenticación OAuth: Al pulsar el botón de Conectar el usuario es redirigido al sitio web de la aplicación, donde podrá dar su consentimiento expreso para que su perfil quede conectado a Botize.

Método de autenticación manual: Al pulsar el botón de Conectar el usuario es redirigido a un formulario del sitio web de Botize, donde podrá dar su consentimiento expreso para que su perfil quede conectado a Botize, indicando para ello una contraseña, clave o token que le habrá proporcionado la aplicación para tal efecto.

Si bien el método de autenticación OAuth es el más cómodo de ejecutar para un usuario, Botize dispone de guías paso a paso específicas para cada aplicación cuando se requiere utilizar el método de autenticación manual.

Conectar el perfil de LinkedIn

Para proseguir con el ejemplo conectaremos el perfil de LinkedIn haciendo clic en el botón Conectar con LinkedIn.

LinkedIn utiliza el método de autenticación OAuth, por lo que serás redirigido a la web de LinkedIn, donde te pedirá iniciar sesión.

Una vez inicies sesión serás redirigido de vuelta a Botize. Al haberse conectado el perfil correctamente se mostrarán las distintas opciones de configuración que tienes.

Junto a tu perfil de LinkedIn puedes ver el método que usa la fórmula para este paso («Publicar un enlace») y las distintas opciones de configuración que ofrece, desde especificar la URL de un enlace hasta una imagen y un texto.

Personalizar una fórmula

Incluso en una fórmula donde todas las opciones ya vienen preestablecidas, es común aun así querer llevar a cabo algún cambio o personalización.

En este sentido el proceso es tan sencillo como hacer un clic en el campo que quieras modificar y alterar el contenido.

El campo Descripción del enlace trae especificado el texto «Revista Forbes» de acuerdo al RSS que viene preconfigurado en la tarea.

Comencemos haciendo un clic en él para modificarlo.

Como puedes observar, además de la posibilidad de modificar el texto y reemplazarlo por otro acorde al RSS que hayas decidido utilizar, tienes también la opción de utilizar etiquetas.

Estas etiquetas son elementos que provienen de los microbots anteriores (pasos 1 y 2 de la fórmula) y pueden ser utilizadas en la opción que has seleccionado.

Cada etiqueta está formada de un icono que representa la aplicación a la que corresponde y el texto que indica lo que contiene.

Si por ejemplo en lugar de «Revista Forbes» quieres que aparezca el título que viene especificado en tu RSS, selecciona la etiqueta Title o Título y el resultado quedará como se muestra en la siguiente imagen.

Pulsa siguiente para terminar con este microbot.

¡Enhorabuena! has completado los pasos requeridos y personalizado algunas opciones.

Ahora tu tarea está lista para usarla, aunque si lo necesitas aun puedes hacer un clic en cualquiera de los pasos anteriores y volverás a ver las distintas opciones de cada uno, seguir haciendo ajustes y personalizar aún más la tarea. 

Pero antes déjanos enseñarte lo que tal vez sean los dos apartados más importantes de una tarea automática.

Personalizar la frecuencia y horario de ejecución

Si nos fijamos en el primer microbot (el temporizador), aparece escrito «cada día», lo que significa que esta fórmula ha sido prediseñada para ejecutarse una vez al día.

Sin embargo esto también es un aspecto que podemos personalizar. Para ello haz clic en el icono del temporizador, lo que permitirá ver las distintas opciones que ofrece.

Opciones de configuración del temporizador

Como puedes observar es posible modificar tanto la frecuencia con la que se ejecutará la tarea (cada hora, cada día, cada semana, etc), la fecha a partir de la cual la tarea entraría en funcionamiento, la hora y la zona horaria para adecuarla al huso horario de tu país.

Activar o desactivar fórmulas

Situado en la esquina superior izquierda del temporizador tienes un botón desde el que puedes activar o desactivar la fórmula.

Al desactivar la fórmula esta seguirá estando disponible, podrás seguir trabajando en ella haciendo cambios cuando lo necesites e incluso podrás ejecutar la fórmula de manera puntual, pero el temporizador al estar desactivado hará que la tarea no se ejecute en ningún momento por si sola.

Esta opción no solo es útil para activar o desactivar las tareas así como lo necesites, sino también durante la fase de diseño y prueba de una tarea.

Es una buena práctica mantener desactivada la tarea mientras la estás personalizando e incluso hasta que la hayas probado manualmente y hayas confirmado que se comporta y hace exactamente lo que necesitas.

Cómo probar una fórmula previo a dejarla en modo automático

Al hilo del punto anterior, nuestra recomendación es que mantengas tu tarea desactivada hasta que hayas comprobado que funciona como se espera.

Para ello haz un clic en el interruptor para desactivar ahora la tarea y pulsa el botón de Guardar cambios.

Ahora tu tarea junto a los cambios que hiciste está guardada pero esta no se ejecutará hasta que tú lo decidas.

Ve al apartado Mis tareas, situado en el menú superior. 

La tarea que has creado se muestra de color gris, indicando que está desactivada.

Haz un clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha para abrir las distintas opciones que tiene la tarea.

Para probar el funcionamiento de la tarea haz clic en el botón Ejecutar ahora

Botize acaba de ejecutar cada paso de tu tarea, de principio a fin y tienes un detalle de lo que ha hecho y generado en cada paso, fecha y hora.

Como resultado la entrada que extraído del canal RSS debería haberse publicado en tu perfil de LinkedIn. Si accedes a tu red social y miras tu actividad verás una entrada similar a esta.

Habiendo comprobado que la tarea se ejecuta correctamente puedes activarla con la tranquilidad de que sabrá hacer su trabajo en adelante. Vuelva a Botize y haz clic en la opción Activar, ubicada justo antes del botón de Eliminar.

Tu tarea ahora está activada. Cada vez que se ejecute buscará una nueva entrada como se le ha indicado y, en caso de haberla, la publicará en LinkedIn.

Recibe cada nueva fórmula destacada que se publica en Botize

Para estar informado de las fórmulas más destacadas que se publican en Botize puedes utilizar esta fórmula, valga la redundancia, para recibirlas en tu bandeja de entrada.

https://botize.com/task/3125

Aprovechando que ya eres un experto en el uso de fórmulas de Botize, puedes modificarla para que en lugar de recibirlas por mail, te lleguen mediante notificación push a tu dispositivo móvil (Pushover), se publiquen en un canal de Slack o te lleguen a Telegram por citar algunos ejemplos.

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